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采購(gòu)訂單管理流程

  為了保持采購(gòu)管理流程的公平、透明和高效,對(duì)采購(gòu)流程的良好理解是關(guān)鍵。

  盡管組織的采購(gòu)流程各不相同,但下面的流程圖總結(jié)了采購(gòu)流程中的重要步驟。

  每個(gè)采購(gòu)管理流程都涉及多個(gè)要素,包括需求確定、供應(yīng)商研究、價(jià)值分析、提出采購(gòu)請(qǐng)求、審查階段、采購(gòu)訂單轉(zhuǎn)換、合同管理、收到訂單的監(jiān)控/評(píng)估、三向匹配、付款履行和記錄保持。

采購(gòu)訂單管理流程

  以下是采購(gòu)流程中的重要階段:

  第 0 步:需要認(rèn)可

  采購(gòu)流程的需求識(shí)別階段使企業(yè)能夠制定準(zhǔn)確的計(jì)劃,及時(shí)以合理的成本采購(gòu)商品和服務(wù)。

  第 1 步:采購(gòu)申請(qǐng)

  采購(gòu)申請(qǐng)是內(nèi)部用戶/客戶提出的書(shū)面或電子文件,尋求采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的幫助以滿足現(xiàn)有需求。

  它包含采購(gòu)正確的商品、服務(wù)或工程所需的關(guān)鍵信息。

  第 2 步:申請(qǐng)審查

  只有在采購(gòu)申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)并交叉檢查預(yù)算可用性后,采購(gòu)流程才會(huì)正式開(kāi)始。

  在審查階段,職能經(jīng)理或部門負(fù)責(zé)人審查申請(qǐng)包并仔細(xì)檢查是否確實(shí)需要所請(qǐng)求的商品或服務(wù),并驗(yàn)證是否有必要的資金可用。

  批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)成為采購(gòu)訂單,而被拒絕的申請(qǐng)將連同拒絕的原因一起發(fā)送回申購(gòu)人。

  所有這些都可以通過(guò)一個(gè)簡(jiǎn)單的采購(gòu)訂單軟件來(lái)處理。

  第 3 步:征集過(guò)程

  一旦請(qǐng)購(gòu)單獲得批準(zhǔn)并生成采購(gòu)訂單,采購(gòu)團(tuán)隊(duì)將制定個(gè)人采購(gòu)計(jì)劃并勾勒出相應(yīng)的招標(biāo)流程。

  此個(gè)別征集計(jì)劃的范圍最終取決于要求的復(fù)雜性。

  第 4 步:評(píng)估和簽約

  一旦招標(biāo)過(guò)程正式結(jié)束,采購(gòu)團(tuán)隊(duì)將與評(píng)估委員會(huì)一起審查和評(píng)估供應(yīng)商報(bào)價(jià),以確定哪個(gè)供應(yīng)商最適合滿足現(xiàn)有需求。

  第5步:訂單管理

  供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)交付承諾的商品/服務(wù)。收到貨物后,購(gòu)買者檢查訂單并將收到的物品的任何問(wèn)題通知供應(yīng)商。

  在此步驟中,將采購(gòu)訂單、包裝單(隨訂單一起送達(dá))和供應(yīng)商發(fā)票三份文件對(duì)齊并進(jìn)行核對(duì),以查明差異并確保交易準(zhǔn)確無(wú)誤。

  一旦發(fā)現(xiàn)差異,應(yīng)予以解決。

  第 6 步:發(fā)票審批和爭(zhēng)議

  完成三向匹配后,發(fā)票將被批準(zhǔn)并根據(jù)組織規(guī)范轉(zhuǎn)發(fā)到付款處理。

  旺店通自動(dòng)化采購(gòu)管理流程

  旺店通采購(gòu)軟件可以簡(jiǎn)化雜亂的采購(gòu)流程并保持透明。簡(jiǎn)化的采購(gòu)流程可以更好地控制采購(gòu)生命周期的每個(gè)階段。


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