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ERP系統(tǒng)怎么應(yīng)對(duì)客戶(hù)頻繁的變更需求?

  ERP系統(tǒng)怎么應(yīng)對(duì)客戶(hù)頻繁的變更需求?我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)在生活中的應(yīng)用越來(lái)越普遍,許多傳統(tǒng)企業(yè)對(duì)自己內(nèi)部管理進(jìn)行信息化升級(jí),引進(jìn)信息化管理軟件ERP系統(tǒng),不過(guò),有些企業(yè)在實(shí)施系統(tǒng)前沒(méi)有做好規(guī)劃,后期對(duì)ERP系統(tǒng)要進(jìn)行變更。那么對(duì)于ERP系統(tǒng)需求的變更如何有效控制呢?接下來(lái)小編就來(lái)大致介紹一下。

ERP系統(tǒng)怎么應(yīng)對(duì)客戶(hù)頻繁的變更需求?

  1、合同約束

  需求變更給ERP系統(tǒng)實(shí)施帶來(lái)的影響是有目共睹,所以在與用戶(hù)簽訂合同時(shí),可以增加一些相關(guān)條款,如限定用戶(hù)提出需求變更的時(shí)間,規(guī)定何種情況的變更可以接受、拒絕或部分接受,還可以規(guī)定發(fā)生需求變更時(shí)必須執(zhí)行變更管理流程。雖然ERP系統(tǒng)項(xiàng)目合同很難在簽訂之初就能夠精確定義每項(xiàng)需求,單靠合同是幫不上忙的,但也不能忽視合同的約束力。

  2、建立需求變更審批流程

  要明確需求變更審批環(huán)節(jié)、審批人員、審批事項(xiàng)、審批流程等。目的有兩個(gè):一是將客戶(hù)下達(dá)變更的流程盡可能地規(guī)范化,減少?gòu)堊炀蛠?lái)的非必要、非緊急、非合理、非高層領(lǐng)導(dǎo)意圖的“無(wú)效變更”。二是留下書(shū)面依據(jù),為今后可能的成本變更和索賠準(zhǔn)備好“變更賬”。凡未履行審批程序的“變更”,一律是無(wú)效變更不予受理。

  有效的需求變更流程應(yīng)該包括確認(rèn)變更、評(píng)估變更的價(jià)值、分析變更對(duì)項(xiàng)目的影響,以及提交給雙方高層進(jìn)行評(píng)價(jià)以確定是否執(zhí)行變更。變更請(qǐng)求必須有書(shū)面材料,當(dāng)用戶(hù)發(fā)現(xiàn)由于業(yè)務(wù)變化而引起的需求變更,需要提出書(shū)面申請(qǐng)。這樣對(duì)所有的變更,雙方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都能做到心里有數(shù)。而且用戶(hù)在遞交書(shū)面變更申請(qǐng)時(shí)比較慎重,一般都在內(nèi)部經(jīng)過(guò)討論后進(jìn)行,這樣減少了因用戶(hù)內(nèi)部看法不同導(dǎo)致的反復(fù)變更。

  3、對(duì)于零星變更,集中研究、批量處理

  每周或每?jī)芍苌踔撩吭抡匍_(kāi)一次需求變更專(zhuān)題會(huì)議,集中研究處理這些零碎變更事項(xiàng),主動(dòng)控制好工作節(jié)奏,盡量避免由于處理零碎變更而影響項(xiàng)目運(yùn)行的總體進(jìn)度。例如向客戶(hù)正式提交一份各階段需求變更的完成計(jì)劃,注明變更引起的時(shí)間、成本、工期的代價(jià)和增加的工作量。要求客戶(hù)配合需求變更計(jì)劃,確定變更時(shí)限,控制變更規(guī)模,過(guò)時(shí)變更不候,離譜的變更不做,保大局棄小變。

  所以在ERP系統(tǒng)實(shí)施前期要規(guī)劃好需求,以防止需求變更,給項(xiàng)目實(shí)施人員帶來(lái)困難,給系統(tǒng)帶來(lái)不必要的麻煩。但是用戶(hù)需求的變更總是不可避免的,所以我們要以積極的心態(tài)去接受和控制用戶(hù)的需求,而不僅僅是埋怨。對(duì)待客戶(hù)頻繁的需求變更,應(yīng)采取有效辦法應(yīng)對(duì),避免事態(tài)蔓延。


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